Aufbewahrungsfristen

Die Vorschriften zu den Aufbewahrungsfristen sind in unterschiedlichen Gesetzestexten zu finden:

- Handelsgesetzbuch, HGB
- Produkthaftungsgesetz, ProdHaftG
- Steuerrecht, EStG, KStG, GewStG, AO
- Zivilrecht, BGB, ZPO

Weiterhin im: Aktiengesetz, Banken- und Versicherungsgesetz, Beamtenrecht, Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO.)

Die folgenden Tabellen zeigen, wie lange Dokumente nach den Vorschriften des HGB Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und der Abgabenordnung ( § 147 AO) aufbewahrt werden müssen.

10 Jahre

Abrechnungsunterlagen
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung
Anlagevermögensbücher und -karteien
Anlieferungsscheine
Arbeitsanweisungen
Aufträge/Auftragsannahme
Ausfuhrunterlagen
Ausgangsrechnungen
Außendienstabrechnungen
Bankbelege
Bankbürgschaften
Begleitscheine
Beitragsabrechnung
Belege mit Buchfunktion
Bestandsaufnahmen und -meldungen
Betriebsabrechnungsbögen
Betriebskostenabrechnung
Betriebsprüfungsberichte
Betriebstagebuch
Bewertungsunterlagen
Bewirtungsunterlagen
Bilanzen (Jahresbilanzen)
Bilanzunterlagen
Buchungsanweisungen/Buchungsbelege
Darlehensunterlagen
Dauerauftragsunterlagen
Debitorenlisten
Depotauszüge
Eingangsrechnungen
Einheitswertunterlagen
Einsatzpläne/Schichtbericht
Eröffnungsbilanzen
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
Finanzberichte
Gehaltslisten
Geschäftsberichte
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
Grundbuchauszüge
Grundstücksverzeichnis (Inventar)
Gutschriftsanzeigen
Handelsbücher
Handelsregisterauszüge
Hauptabschlußübersicht (an Bilanz-Stelle)
Inventare
Investitionszulage
Jahresabschlüsse
Jahresabschlußerläuterungen
Journale
Kalkulationsunterlagen
Kassenberichte
Kassenbücher, -blätter und –belege
Kassenzettel
Kontenpläne
Kontoauszüge
Konzernabschluß/Konzernlagebericht
Kostenpläne und -planänderungen
Krankmeldungen
Kreditunterlagen
Lieferscheine/Leistungsnachweise
Lohnbelege/Lohnscheine
Lohnlisten
Magnetbänder mit Buchfunktion
Mahnbescheide
Mietunterlagen
Nachnahmebelege
Nebenbücher
Organisationsunterlagen EDV-Buchführung
Pachtunterlagen
Personalakten
Prozeßakten
Prüfungsberichte
Quittungen
Rechnungen
Reisekostenabrechnungen
Sachkonten
Saldenbilanzen
Scheck- und Wechselunterlagen
Speicherbelegungsplan EDV-Buchführung
Spendenbescheinigungen
Steuerunterlagen
Stundennachweise
Tagesberichte
Überstundenlisten
Urlaubsanträge
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
Verkaufsbücher
Vermögensverzeichnis
Vermögenswirksame Leistung (Unterlagen)
Versicherungspolicen
Verträge
Wareneingang- und Zahlungsausgangsbücher
Zahlungsanweisungen
Zwischenbilanz

6 Jahre

Abtretungserklärungen
Akkreditive
Aktenvermerke
Angebote
Einfuhrunterlagen
Exportunterlagen
Frachtbriefe
Geschäftsbriefe
Gutachtliche Stellungnahmen
Handelsbriefe
Preislisten
Protokolle
Prüfbücher/Wartungsbücher Kfz
Reklamationen
Schriftwechsel
Schulungs- und Ausbildungsnachweise
Statistiken
Unfallanzeige/Unfallprotokoll
Versand- und Frachtunterlagen
Zollbelege