FAQ

1. Wer ist Rhenus Data Office?
2. Was bedeutet Office Logistik? Welche Dienstleistungen bieten Sie an?
3. Was sind vertrauliche Daten?
4. Warum ist die fachgerechte Entsorgung von vertraulichen Daten so wichtig?
5. Was bedeutet das Schlagwort „Schwachstelle Papierkorb"?
6. Muss mein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen?
7. Welche Arten von Datenträgern vernichtet Rhenus Data Office?
8. Wie kann ich Rhenus Data Office beauftragen?
9. Wie funktioniert die stationäre Aktenvernichtung?
10. Wie funktioniert die mobile Aktenvernichtung?
11. Welche Behälter verwendet Rhenus Data Office?
12. Bieten Sie Ihren Service auch für Privatkunden an?
13. Welche Vorteile bietet Ihre Dienstleistung gegenüber dem Einsatz von Büroschreddern?
14. Muss das Papier vor der Vernichtung sortiert werden, oder können auch ganze Aktenordner vernichtet werden?
15. Wie sind die verschiedenen Sicherheitsstufen definiert?
16. Wie oft wird die Aktenvernichtung durchgeführt?
17. Welche Größe muss ein Auftrag haben?
18. Unser Unternehmen hat bundesweite bzw. regionale Filialen. Kann Rhenus Data Office diese Standorte bedienen?
19. Wie können wir sicher sein, dass unsere Daten ordnungsgemäß vernichtet werden?
20. Was passiert mit dem Papier und den Datenträgern nachdem diese vernichtet wurden?
21. Werden alle Mitarbeiter von Rhenus Data Office einer Sicherheitsprüfung unterzogen?
22. Unser Archiv muss dringend aufgeräumt werden. Welche Konzepte bieten Sie an?
23. Wie lange muss ich Dokument X aufbewahren?

1. Wer ist Rhenus DATA Office?

Rhenus Data Office, eine Tochtergesellschaft der Rhenus AG & Co. KG., ist einer der europaweiten Marktführer für die sichere Entsorgung von sensiblen Daten und im Bereich der Office Logistik. Im Rahmen der Fokussierung auf Produkt-Markt-Felder bietet Rhenus die Systemdienstleistung für nationale und internationale Dokumentenlogistik an: vom Posteingang über das Archiv, bis zur Datenvernichtung übernehmen wir die Verantwortung für über 50 Millionen Kundendokumente, die teilweise strengsten Sicherheitsvorschriften unterliegen. Unabhängig davon, ob die Daten physisch, hybrid oder komplett digital vorliegen. Seit nunmehr 20 Jahren ist die Unternehmensgruppe auf den Feldern Poststelle, Digitalisierung, Archiv und Vernichtung tätig. Heute nutzen über 10.000 Kunden im In- und Ausland sowohl die Einzeldienstleistungen als auch die komplette Systemdienstleistung rund um das Dokument: von der Entstehung bis zur Vernichtung.

2. Was bedeutet Office Logistik? Welche Dienstleistungen bieten Sie an?

Office Logistik bedeutet Full-Service Lösungen rund um Ihr Büro. Das Spektrum umfasst Entsorgungsdienstleistungen und Dokumentenmanagementlösungen aus einer Hand und mit einem Ansprechpartner. Die Dienstleistungen reichen von Aktenvernichtung und Gesamtentsorgungskonzepten für Büro und Verwaltung über Digitalisierung und physischer Auslagerung von Akten und Archiven bis zur Datenrettung nach Wasserschäden.

3. Was sind vertrauliche Daten?

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind vertrauliche Daten alle personenbezogenen Daten. Nach § 4 BDSG müssen diese Daten, wenn Sie nicht mehr verwendet werden ordnungsgemäß vernichtet werden, um unberechtigtem Zugriff, Weitergabe oder Änderung vorzubeugen.
Zusätzlich zu allen nach dem BDSG zu vernichteten Dokumenten, gibt es im Unternehmensalltag eine Vielzahl von Unterlagen, die zu vernichten sind. Hierzu zählen zum Beispiel Strategiepapiere, Marketingpläne, Geschäftspläne, Preislisten, Verträge, Gehaltsabrechungen, vertrauliche ausgedruckte E-Mails und noch vieles mehr. Unternehmen müssen diese Daten, analog zu den vom BDSG abgedeckten, schützen und sicher entsorgen.

4. Warum ist die fachgerechte Entsorgung von vertraulichen Daten so wichtig?

Unternehmen sind nach dem BDSG dazu verpflichtet, alle personenbezogenen Daten ordnungsgemäß zu entsorgen. Die Beauftragung eines Dienstleisters entlässt den Auftraggeber allerdings nicht aus der Pflicht, die ordnungsgemäße Vernichtung sicherzustellen. Gerade aus diesem Grund ist die Auswahl des Dienstleisters von entscheidender Bedeutung.
Im Informationszeitalter und angesichts zunehmender Wirtschaftskriminalität ist die Geheimhaltung von Firmeninformationen für ein Unternehmen oft entscheidend. Aktuelle Statistiken zeigen, dass inzwischen ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland mit mehr als 1 Mio. € Umsatz Opfer von Industriespionage geworden ist. Im Bereich der IT Sicherheit investieren Unternehmen ständig um ihre Systeme sicher zu machen und vergessen dabei häufig die Schwachstellen die sich aus dem alltäglichen Umgang mit Dokumenten und Datenträgern ergeben.

5. Was bedeutet das Schlagwort „Schwachstelle Papierkorb?“

Vor einigen Jahren dachte man, dass mit der fortschreitenden Digitalisierung das papierlose Büro in naher Zukunft Realität werden würde. Allerdings ist genau das Gegenteil der Fall. Die Papiermenge steigt unaufhörlich weiter und in deutschen Unternehmen lagern noch mehr als eine Milliarde Aktenorder, unter anderem auch weil digitale Aufzeichnungen zusätzlich ausgedruckt werden. Viele Menschen ziehen schlichtweg das Medium Papier dem Lesen am Monitor vor. Und genau hier liegt die Gefahr, denn ausgedruckte E-Mails oder Unterlagen mit vertraulichen Informationen werden anschließend einfach in den Papierkorb entsorgt und finden so Ihren Weg ins Altpapier. Auf diese Weise erhält jeder, gewollt oder auch zufällig, Zugriff auf diese Daten. Wichtig sind folglich Entsorgungskonzepte, die am Arbeitsplatz des Mitarbeiters beginnen und durch entsprechende Systeme sowie die nötige Aufklärung die Entsorgung so einfach wie möglich machen.

6. Muss mein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Nach der letzten Novellierung des BDSG muss Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn in Ihrem Unternehmen mehr als neun Mitarbeiter mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Den aktuellen Gesetzestext können Sie hier einsehen.

7. Welche Arten von Datenträgern vernichtet Rhenus Data Office?

Rhenus Data Office vernichtet alle papierenen Unterlagen und harte Datenträger. Dazu zählen unter anderem Festplatten, CDs/ DVDs, Magnetbänder, Disketten, PVC-Karten, ID-Cards, Mikrochips, Röntgenbilder, Bilder, Dias, Negative, Pausen, Lichtfolien, Mikrofilme und Microfiches.

8. Wie kann ich Rhenus Data Office beauftragen?

Die Beauftragung ist ganz einfach. Nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Mitarbeiter unter der bundesweiten Hotline 0180/ 30 30 30 8 auf und lassen Sie sich kostenlos und unverbindlich beraten. Ganz nach Ihren Kundenwünschen ermitteln wir das für sie passende Konzept zur sicheren Vernichtung Ihrer Daten - egal ob Sie eine laufende Entsorgung benötigen, eine Archiventsorgung durchführen, oder einmalig Material entsorgen möchten. Auch eine Selbstanlieferung Ihres Materials in unsere gesicherten Anlagen ist problemlos möglich.

9. Wie funktioniert die stationäre Aktenvernichtung?

Nachdem unsere Mitarbeiter Ihre Bedürfnisse ermittelt und konkretisiert haben, werden Ihnen die entsprechenden Sicherheitsbehälter zur Verfügung gestellt. Durch die große Anzahl verschiedener Behältersysteme und Typen können wir auf jeden Kundenwunsch optimal eingehen und die Sammlung und Erfassung optimieren. Hierarchische Abstufungen von Zugriffsmöglichkeiten und Schließ- und Schlüsselsystematiken sorgen dafür, dass zum Beispiel jede Abteilung eigene Berechtigungskonzepte erhält.
Je nach Wunsch des Kunden werden die Behälterschlüssel nach erfolgter Füllung in den Behälter eingehängt, so dass anschließend kein Zugriff mehr möglich ist, oder die Behälter werden von uns verschlossen geliefert. Eine Befüllung ist dann nur über einen Schlitz oder über eine Ordnerschleuse möglich.
Die Behälter werden turnusmäßig getauscht oder auf Abruf abgeholt. Hierzu genügt ein Anruf in der jeweils zuständigen Disposition. Alternativ kann die Meldung per E-Mail oder Fax erfolgen. Die Abholung des Materials erfolgt in speziell ausgestatten Kofferfahrzeugen oder mit dem Rhenus Shuttle. Anschließend erfolgt die taggleiche Vernichtung der Daten in einer unserer kameraüberwachten und zutrittsgeschützten Anlagen. Das System bleibt zu jeder Zeit flexibel - wenn Sie einmal mehrere Behälter benötigen, oder andere Abfallfraktionen zur Entsorgung haben, genügt ein Anruf bei unseren Mitarbeitern.

10. Wie funktioniert die mobile Aktenvernichtung?

Mobile Aktenvernichtung bedeutet, dass die Daten vor Ort und vor Ihren Augen vernichtet werden. Dazu fahren wir mit einem der modernsten mobilen Schredder auf Ihr Betriebsgelände oder vor Ihre Haustür. Das Sicherheitssystem ist lückenlos geschlossen. Zu keinem Zeitpunkt erhalten unbefugte Personen Zugriff auf Ihr Material. Die Öffnung des Behälters geschieht in einer Sicherheitsschleuse im Inneren des Fahrzeuges, so dass auch unser geschultes und nach BDSG verpflichtetes Personal zu keinem Zeitpunkt das Material händisch bearbeiten muss.

11. Welche Behälter verwendet Rhenus Data Office?

Für die Sammlung des Materials nutzt Rhenus Data Office speziell entwickelte Sicherheitsbehälter, die einen späteren Zugriff auf das Material unmöglich machen. Unsere Sicherheitscontainer besitzen eine integrierte Schließung, die eine Manipulation des Schlosses erschwert. Die entsprechenden Schlüssel sind geschützt und können, anders als bei Vorhängeschlössern, nicht unbefugt kopiert und vervielfältigt werden.
Einen genauen Überblick über die Behältergrößen und Eigenschaften können Sie sich hier verschaffen.

12. Bieten Sie Ihren Service auch für Privatkunden an?

Auch als Privatkunde bieten wir Ihnen unsere Dienstleistungen. Durch unsere moderne Technik und die flächendeckende Logistik ist auch die Entsorgung von kleinen Mengen wirtschaftlich und effizient durchführbar. Eine Alternative ist die Selbstanlieferung Ihres Materials in einer unserer Niederlassungen.

13. Welche Vorteile bietet Ihre Dienstleistung gegenüber dem Einsatz von Büroschreddern?

Der Einsatz von Büroschreddern ist durch die dauernden Wartungs- und Personalkosten auf Dauer unwirtschaftlich und ineffizient. Zudem müssen Sie das geschredderte Material anschließend entsorgen. Wieso sollten Sie sich mit so zeitraubenden Aktivitäten beschäftigen, wenn das ein Profi für Sie erledigen kann und Sie sich währenddessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können?
Auch bei kleinen Mengen und geringem Vernichtungsintervall verschafft Ihnen die Aktenvernichtung über Rhenus Data Office klare Kostenvorteile und Effizienzsteigerungen. Gerne zeigen wir Ihnen, wie effizient Ihre Büroorganisation mit unserer Dienstleistung im Vergleich zum Eigenschreddern arbeitet.

14. Muss das Papier vor der Vernichtung sortiert werden, oder können auch ganze Aktenordner vernichtet werden?

Nein, es ist keine Sortierung nötig. Unsere hochmodernen Schredderanlagen verarbeiten ganze Aktenorder mit Metallbügeln oder ähnlichem. Eine Vorsortierung des Materials, oder die Entnahme von einzelnen Seiten und kleinen Metallteilen ist demnach nicht notwendig. Dies gilt natürlich auch für unsere mobile Aktenvernichtung.

15. Wie sind die verschiedenen Sicherheitsstufen definiert?

Die Sicherheitsstufen sind in der DIN 32757-1 beschrieben. Je nach Schutzbedürftigkeit des Materials werden dort verschiedene Partikelgrößen definiert.

16. Wie oft wird die Aktenvernichtung durchgeführt?

Die Aktenvernichtung kann entweder in einem festen Turnus oder nur zu bestimmten Zeitpunkten und auf Abruf durchgeführt werden. Zum Jahresende bietet sich eine Archivbereinigung an, da die Aufbewahrungsfristen vieler Dokumente verfallen und Sie so Platz in Ihrem Archiv schaffen können. Die aktuellen Aufbewahrungsfristen können Sie hier abrufen.

17. Welche Größe muss ein Auftrag haben?

Wir sind in der Lage sowohl Kleinstmengen als auch komplexe Aufträge zu koordinieren und abzuwickeln. Zu unserem Kundenklientel zählen sowohl Ein-Mann Betriebe, wie auch international agierende Großkonzerne.

18. Unser Unternehmen hat bundesweite bzw. regionale Filialen. Kann Rhenus Data Office diese Standorte bedienen?

Durch ein flächendeckendes Logistiknetzwerk bietet Rhenus Data Office seinen Kunden bundesweit den gleichbleibend hohen Qualitätsstandard. Ein bundesweiter Ansprechpartner bedeutet für Sie Zeit- und Kosteneinsparungen.

19. Wie können wir sicher sein, dass unsere Daten ordnungsgemäß vernichtet werden?

Nach jeder Vernichtung erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat, welches bestätigt, dass alle Daten ordnungsgemäß vernichtet wurden. Um die ordnungsgemäße Vernichtung zu überprüfen, laden wir Sie herzlich ein, unsere Anlagen jederzeit unangemeldet zu besuchen.
Wenn wir für Sie mobile Aktenvernichtung durchführen, können Sie sich direkt vor Ort über die Ordnungsmäßigkeit überzeugen.

20. Was passiert mit dem Papier und den Datenträgern nachdem diese vernichtet wurden?

Das Schließen von Stoffkreisläufen hat bei Rhenus Data Office höchste Priorität. Alle Materialien werden zu nahezu 100% recycelt oder der thermischen Verwertung zugeführt. Auf diesem Wege leisten wir einen Beitrag zum Umweltschutz, denn eine Tonne recyceltes Papier rettet mehr als 17 Bäume. Wenn Computerschrott entsorgt wird, stellen die eingebauten Festplatten die größte Gefahr für die Datensicherheit dar. Das einfache Löschen der Daten ist auf keinen Fall eine sichere Alternative und spezielle Programme, die Festplatten mehrfach überschreiben, kosten bei größeren Mengen viel Zeit und geben keine ultimative Sicherheit. Die sicherste und effizienteste Lösung ist die physische Zerstörung. Bei Rhenus Data Office werden alte Festplatten demontiert und geschreddert bzw. physikalisch unbrauchbar gemacht, um so höchstmögliche Sicherheit zu bieten.

21. Werden alle Mitarbeiter von Rhenus Data Office einer Sicherheitsprüfung unterzogen?

Alle Mitarbeiter von Rhenus Data Office werden einer Sicherheitsprüfung unterzogen. Dies gilt sowohl für Fahrpersonal und Anlagenmitarbeiter als auch für Mitarbeiter in der Verwaltung. Zusätzlich sind alle Mitarbeiter nach § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet. Unser Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001: 2008 garantiert zudem eine laufende Schulung und Weiterbildung aller Mitarbeiter.

22. Unser Archiv muss dringend aufgeräumt werden. Welche Konzepte bieten Sie an?

Für Archiventsorgungen zum Jahresende bieten wir Ihnen spezielle Konzepte. Dazu gehören die Gestellung von Sicherheitsmulden und zusätzlichem Personal.

23. Wie lange muss ich Dokument X aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente können Sie hier einsehen: Aufbewahrungsfristen.