Welcher Schutz für welche Akten?
Ob es sich um Personalakten, Patientendaten, Kontoauszüge oder Mandantenunterlagen handelt: Sobald Dokumente personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten, reicht das Altpapier nicht aus. Wie sicher die Vernichtung sein muss, hängt vom Schutzbedarf ab. Die ISO 21964 (DIN 66399) unterscheidet drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen. Auf dieser Seite finden Sie unsere Empfehlungen für die Einstufung der häufigsten Unterlagenarten und die dazu passende Vernichtungslösung.
So stufen Sie Ihre Unterlagen richtig ein:
1. Was steht drin?
Schutzbedarf: Enthält das Dokument personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder Informationen, die einer Schweigepflicht unterliegen?
2. Wie viel Schutz?
Schutzklasse 1: normaler Schutzbedarf, d. h. interne Daten, bei deren Offenlegung kaum Schaden entsteht.
Schutzklasse 2: hoher Schutzbedarf: vertrauliche und personenbezogene Daten. Dies ist der Regelfall für die meisten Geschäftsunterlagen.
Schutzklasse 3: sehr hoher Schutzbedarf: besonders sensible Daten wie Gesundheitsdaten oder Unterlagen von Berufsgeheimnisträgern.
3. Welches Material?
Sicherheitsstufe: Je nachdem, ob es sich um Papier, Röntgenfilm, CD oder Festplatte handelt, wird das Material unterschiedlich zerkleinert. Je höher die Schutzklasse, desto höher die erforderliche Sicherheitsstufe – von P-1 (grob) bis P-7 (feinste Partikel).
Gut zu wissen: Eine höhere Sicherheitsstufe als nötig ist immer zulässig, eine niedrigere jedoch nie. Die Verantwortung für die Einstufung liegt beim Auftraggeber. Wir beraten Sie jedoch gern. Mehr zur ISO 21964
Unterlagenarten im Überblick
| Unterlagenart | Beispiele | Schutzklasse | Empfohlene Stufe |
|---|---|---|---|
| Allgemeine Geschäftsunterlagen | Korrespondenz, Protokolle, Angebote | 2 | P-3 |
| Buchhaltung & Steuer | Rechnungen, Belege, Kontoauszüge | 2 | P-3 |
| Personalakten | Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Bewerbungen | [2], mit Gesundheitsdaten [3] | [P-4] / [P-5] |
| Patientenakten | Befunde, Arztbriefe, Behandlungsdokumentation | 3 | P-4 oder höher |
| Röntgenbilder (Folie) | Röntgen-, CT-, MRT-Aufnahmen auf Film | 3 | F-4 oder höher |
| Mandantenakten | Schriftsätze, Steuerakten, Gutachten | 3 | P-4 oder höher |
| Datenträger | CDs, USB-Sticks, Festplatten | Nach Inhalt | O-, E-, H-Stufe nach Inhalt |
| Private Unterlagen | Steuerbescheide, Kontoauszüge, Arztbriefe | 2 / 3 - nach Inhalt | P-3 / P-4 - nach Inhalt |
Die Tabelle enthält unsere Empfehlung auf Grundlage der ISO 21964. Die Festlegung des Schutzbedarfs liegt in der Verantwortung des Auftraggebers.
Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen
Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Verträge und Korrespondenz enthalten in der Regel personenbezogene Daten wie Namen, Bankverbindungen oder Konditionen und gehören damit in der Regel zur Schutzklasse 2. Sie dürfen erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Danach sollten sie zügig und nachweisbar vernichtet werden, denn Daten ohne Zweck dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Unsere Lösung: Sammeln Sie Ihre Unterlagen laufend im abschließbaren Sicherheitsbehälter. Wir holen den Behälter regelmäßig ab und vernichten die Unterlagen zertifiziert.
Personalakten
Personalakten zählen zu den sensibelsten Unterlagen in einem Unternehmen. Sie enthalten Informationen zu Gehältern, Bankdaten, Beurteilungen sowie oft auch Krankmeldungen oder Atteste. Für Gehaltsabrechnungen und Verträge gilt mindestens Schutzklasse 2, bei enthaltenen Gesundheitsdaten empfehlen wir Schutzklasse 3. Für Personalakten gelten je nach Inhalt unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
Unsere Lösung: Sammeln Sie Ihre Unterlagen in unseren Sicherheitsbehältern und lassen Sie diese offenbarungsfrei vernichten. Nach der Vernichtung erhalten Sie einen entsprechenden Nachweis.
Patientenakten und Röntgenbilder
Nach der DS-GVO zählen Gesundheitsdaten zu den besonders geschützten Datenkategorien. Patientenakten gehören deshalb in Schutzklasse 3.
Ärztinnen und Ärzte müssen die Behandlungsdokumentation in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren. Einzelne Bestandteile, wie beispielsweise Röntgenaufnahmen, unterliegen eigenen Fristen.
Röntgen- und CT-Aufnahmen liegen heute meist digital vor, in vielen Archiven aber noch als Folie. Röntgenfolien sind kein Papier und werden nach den Vorgaben für Filmmaterial vernichtet. Aufnahmen auf CD oder DVD gehören zur Datenträgervernichtung.
Unsere Lösung: Sammeln Sie Ihre Unterlagen in unseren Sicherheitsbehältern und lassen Sie diese offenbarungfrei vernichten. Nach der Vernichtung erhalten Sie einen entsprechenden Nachweis.
Kanzleien und Steuerberatung
Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unterliegen derselben strafbewehrten Schweigepflicht wie Ärzte. Mandantenakten gehören daher in Schutzklasse 3.
Unsere Lösung: Sammeln Sie Ihre Unterlagen in unseren Sicherheitsbehältern und lassen Sie diese offenbarungsfrei vernichten. Nach der Vernichtung erhalten Sie einen entsprechenden Nachweis.
Datenträger
Daten liegen nicht nur auf Papier. Für CDs, USB-Sticks, Speicherkarten und Festplatten gelten eigene Materialklassen der DIN 66399. Die Schutzklasse richtet sich nach dem Inhalt, nicht nach dem Medium.
Private Unterlagen
Auch zu Hause sammeln sich Steuerbescheide, Kontoauszüge und Arztbriefe an. Mit der Aktensammelbox oder durch Selbstanlieferung an unseren Standorten können Sie diese sicher vernichten, ohne einen eigenen Schredder zu benötigen.
Darauf können Sie sich verlassen
Zertifiziert nach ISO 21964
Zertifikate zum Download
Vernichtungszertifikat
Bei jedem Auftrag inklusive
Geprüftes Personal
Mit einwandfreiem Führungszeugnis
Häufige Fragen zur Einstufung:
Der Auftraggeber, also das Unternehmen, die Praxis oder die Kanzlei, der die Daten gehören. Wir beraten Sie gern bei der Einstufung und setzen die gewählte Sicherheitsstufe zertifiziert um.
Grundsätzlich ja, wenn Ihr Gerät die nötige Sicherheitsstufe erreicht und Sie die Vernichtung dokumentieren. Viele Bürogeräte schaffen dies nicht. Zudem ist bei großen Mengen der Aufwand meist zu hoch. Ein zertifizierter Dienstleister liefert Sicherheit und Nachweis in einem.
Ja, wenn er zur Verschwiegenheit verpflichtet wird. Wir unterzeichnen die erforderliche Verpflichtung und auf Wunsch auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Sie benötigen Unterstützung bei der Einstufung?
Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gern. Teilen Sie uns mit, welche Unterlagen Sie vernichten möchten. Wir empfehlen Ihnen die passende Schutzklasse, Sicherheitsstufe und Vernichtungslösung.
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